Wissensmanagement im Architekturbüro: alte Projekte

Jedes Büro hat es schon einmal gelöst. Den Anschluss der Loggia an die gedämmte Fassade, das Stiegenhaus im Bestand, die Auflage vom Amt, die beim dritten Anlauf durchging. Die Lösung liegt irgendwo auf dem Büroserver, in einem Projektordner von 2019, in einem Detailplan mit einem Dateinamen, den nur die Person versteht, die ihn angelegt hat. Und die ist vielleicht nicht mehr im Büro.

Also fragt man die erfahrene Kollegin, oder man löst das Detail noch einmal. Beides kostet, und das Zweite ist riskant: Die neue Lösung hat die Prüfung durch die Behörde noch nicht hinter sich.

Warum eine bessere Ablage allein nicht hilft

Der erste Reflex ist Ordnung. Eine neue Ordnerstruktur, eine Namenskonvention, ein Wiki. Das ist nicht falsch, aber es scheitert fast immer an denselben drei Dingen:

• Die Ablage folgt dem Projekt, die Frage nicht. Ordner sind nach Projekt und Leistungsphase sortiert. Gesucht wird nach einem Thema: „Wie haben wir das mit dem Brandschutz im Holzbau gelöst?“ Das steht in fünf Projekten, in keinem Ordner.
• Niemand pflegt das Wiki unter Termindruck. Wissen wird dann dokumentiert, wenn Zeit ist, und die ist in der Einreichphase nie.
• Die Umstellung wird zweimal geplant und nie abgeschlossen. Fünfzehn Jahre gewachsene Ordner in eine neue Struktur zu bringen ist ein Projekt, für das kein Büro einen Auftraggeber hat.

Was stattdessen hilft: suchen, wo das Wissen schon liegt

Der andere Weg ist, die Unterlagen dort zu lassen, wo sie sind, und sie durchsuchbar zu machen, nach dem, was darin steht, nicht nach dem Dateinamen. Eine Frage wie „Wo haben wir eine Loggia über zwei Geschoße gedämmt?“ findet dann den Fassadenschnitt aus dem Wohnbau Ottakring, auch wenn er FS_03_rev2.pdf heißt.

Damit das im Büro funktioniert, braucht es drei Dinge:

1. Pläne müssen lesbar sein, nicht nur Text. Ein Detail ist eine Zeichnung. Ein Werkzeug, das nur den Text eines PDFs liest, findet den Schnitt nicht.
2. Die Antwort nennt die Quelle. Nicht „so macht man das“, sondern „so haben Sie es 2019 im Projekt X gemacht, Blatt 12“. Dann können Sie prüfen, ob die Lösung heute noch passt.
3. Das Archiv bleibt Ihres. Die Unterlagen Ihres Büros dürfen für kein anderes Büro sichtbar sein, und mit ihnen darf kein Modell trainiert werden.

Wissen, das beim Arbeiten entsteht

Das meiste Wissen eines Büros wird nie aufgeschrieben, weil es in Gesprächen entsteht: Was hat die Behörde beim letzten Termin gesagt? Welche Variante haben wir verworfen, und warum? Darum hat Piloti ein Projektgedächtnis. Was in einem Projekt geklärt wurde, geht als Fakt oder offener Punkt in spätere Antworten ein, und aus einer Antwort wird auf Wunsch ein Aktenvermerk im Projekt, der zur Freigabe geht. So landet das Wissen im Akt, während gearbeitet wird, nicht danach.

Wie Piloti damit umgeht

Piloti durchsucht das Archiv Ihres Büros zusammen mit dem Baurecht und den Unterlagen des Projekts, und jede Antwort nennt, woher sie stammt. Ordner laden Sie so hoch, wie sie auf dem Büroserver liegen, samt Unterordnern, und die Detailansicht zeigt, wo eine Datei auf Ihrem Server lag. Wenn es auf einen Plan ankommt, sieht Piloti die Seite als Bild an und markiert, welche Zeichnung es gelesen hat.

Mehr dazu, wie die Ebenen Plattform, Büro, Projekt und Gespräch zusammenspielen, steht in Wie Piloti funktioniert. Warum wir Piloti so bauen, auf Warum Piloti.

Ein Vorschlag für den Anfang

Wählen Sie ein Thema, das in Ihrem Büro immer wieder gefragt wird, etwa Brandschutz an der Fassade oder Stellplätze, und drei abgeschlossene Projekte, in denen es gelöst wurde. Das reicht, um zu sehen, ob ein Werkzeug Ihr Wissen wiederfindet. Wenn Sie mögen, machen wir das mit Ihnen.